Rybio

Privacybeleid

Wie is verwerkingsverantwoordelijke?

Rybio Software B.V. is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de persoonsgegevens die je met ons deelt bij het aanmaken van een account, het gebruik van de software en het contact met onze support.

Voor de administratiegegevens die je in het portaal verwerkt, treedt Rybio Software B.V. op als verwerker: de ondernemer of het boekhouder-/accountantskantoor dat gebruikmaakt van Rybio is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. In beide gevallen gelden de afspraken uit de verwerkersovereenkomst die je bij het aangaan van het abonnement met ons sluit.

Welke gegevens verwerken we?

  • Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer.
  • Administratiegegevens: facturen, bonnetjes, banktransacties, btw- en categoriegegevens.
  • Bankgegevens uit koppelingen: rekeninghouder, IBAN, saldo en transacties (datum, bedrag, tegenpartij en omschrijving), opgehaald via onze AIS-leverancier op basis van jouw expliciete toestemming.
  • Communicatie: berichten via WhatsApp, e-mail en het portaal.
  • Betaalgegevens: IBAN en factuur- en betaalhistorie van je abonnement.
  • Technische gegevens: IP-adres, apparaattype, browser en audit-logs van toegang tot je administratie (wie, wanneer, vanaf welk IP).

Waarvoor en op welke grondslag?

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is, op basis van de volgende grondslagen uit artikel 6 AVG:

  • Uitvoering van de overeenkomst: om je account, administratie, koppelingen en facturatie te laten werken.
  • Wettelijke verplichting: voor onze eigen fiscale bewaarplicht en het voldoen aan informatieverzoeken van bevoegde autoriteiten.
  • Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, fraudepreventie, productverbetering en beperkte communicatie met bestaande klanten over de dienst.
  • Toestemming (PSD2): aparte, expliciete toestemming voor het activeren en onderhouden van een bankkoppeling. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken; daarna wordt geen nieuwe transactiedata meer opgehaald.
  • Toestemming: voor optionele cookies en marketing-e-mails. Je kunt deze toestemming altijd intrekken.

Met wie delen we gegevens?

We schakelen een beperkt aantal subverwerkers in om de dienst te leveren. Met elke partij sluiten we een verwerkersovereenkomst. De belangrijkste subverwerkers zijn:

  • Microsoft Azure (Ierland / EU), hosting en opslag van administraties.
  • Postmark (Verenigde Staten), verzenden en inbound-verwerking van e-mails.
  • Meta Platforms Ireland Ltd. (Ierland, met doorgifte naar de Verenigde Staten), levering van WhatsApp Business voor klantcommunicatie.
  • Enable Banking Oy (Helsinki, Finland), bankkoppelingen onder PSD2 (Account Information Services).

Een volledige en actuele lijst van subverwerkers is op verzoek beschikbaar via privacy@rybio.nl. Daarnaast kunnen we gegevens delen met je eigen boekhouder of accountant wanneer je daarvoor een koppeling activeert. We verkopen je gegevens nooit aan derden.

Bankkoppelingen (PSD2 / AIS)

Voor het ophalen van banktransacties maken we uitsluitend gebruik van Account Information Services (AIS) onder PSD2. We halen alleen rekeninginformatie op en initiëren geen betalingen (geen Payment Initiation Services).

We werken hiervoor samen met Enable Banking Oy, een in Finland gevestigde en door de Finse Financial Supervisory Authority (FIN-FSA) vergunninghoudende AISP.

Je geeft expliciete toestemming bij het activeren van een koppeling. Onder PSD2 is die toestemming maximaal 180 dagen geldig; daarna vraagt je bank je opnieuw sterk te authenticeren (SCA). Alleen de door jou geselecteerde rekeningen worden opgehaald. Je kunt de koppeling op elk moment intrekken in het portaal of via privacy@rybio.nl; reeds opgehaalde transacties blijven in je administratie bewaard op basis van de fiscale bewaarplicht.

Doorgifte buiten de EER

Doorgifte naar de Verenigde Staten (Postmark, Meta) vindt plaats onder de modelcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie en, waar van toepassing, onder het EU-US Data Privacy Framework. Aanvullende maatregelen zijn versleuteling in transit en at rest, strikte toegangsbeperking en pseudonimisering waar mogelijk. Een Transfer Impact Assessment is op verzoek beschikbaar.

Hoe lang bewaren we ze?

Administratiegegevens worden gedurende de looptijd van je abonnement bewaard en, voor zover dat op jou rust, ten minste tot het einde van de wettelijke fiscale bewaartermijn van in beginsel zeven jaar. Accountgegevens worden tot maximaal zes maanden na beëindiging bewaard, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk is voorgeschreven. Loggegevens worden in beginsel binnen twaalf maanden verwijderd of geanonimiseerd.

Ruwe transactiedata uit bankkoppelingen wordt bewaard zolang de administratie actief is en de fiscale bewaarplicht dat vereist (in beginsel zeven jaar). Na intrekking van de AIS-toestemming wordt geen nieuwe transactiedata meer opgehaald; eerder opgehaalde transacties blijven behouden ten behoeve van de administratie.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar tegen de verwerking. Stuur een verzoek naar privacy@rybio.nl. We reageren binnen een maand. Ben je niet tevreden over de afhandeling, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag, strikte toegangscontrole binnen ons team en logging van toegang tot administraties. Bij een datalek met een risico voor betrokkenen melden we dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien vereist, bij de betrokkenen zelf.

Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of gewijzigde wetgeving. Inhoudelijke wijzigingen kondigen we vooraf aan via het portaal of per e-mail.

Organisatiegegevens

Rybio Software B.V.
De Boelelaan 511, 1082 RL Amsterdam
KvK 42112873
Contact: privacy@rybio.nl

Laatst bijgewerkt: 13 juli 2026.