Privacybeleid
Wie is verwerkingsverantwoordelijke?
Rybio Software B.V. is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de persoonsgegevens die je met ons deelt bij het aanmaken van een account, het gebruik van de software en het contact met onze support. Wanneer Rybio Software B.V. in opdracht van een boekhouder of accountantskantoor administraties van hun klanten verwerkt, treedt Rybio Software B.V. op als verwerker; in dat geval gelden de afspraken uit de verwerkersovereenkomst.
Welke gegevens verwerken we?
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer.
- Administratiegegevens: facturen, bonnetjes, banktransacties, btw- en categoriegegevens.
- Communicatie: berichten via WhatsApp, e-mail en het portaal.
- Betaalgegevens: IBAN en factuur- en betaalhistorie van je abonnement.
- Technische gegevens: IP-adres, apparaattype, browser en loggegevens van het portaal.
Waarvoor en op welke grondslag?
We verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is, op basis van de volgende grondslagen uit artikel 6 AVG:
- Uitvoering van de overeenkomst — om je account, administratie, koppelingen en facturatie te laten werken.
- Wettelijke verplichting — voor onze eigen fiscale bewaarplicht en het voldoen aan informatieverzoeken van bevoegde autoriteiten.
- Gerechtvaardigd belang — voor beveiliging, fraudepreventie, productverbetering en beperkte communicatie met bestaande klanten over de dienst.
- Toestemming — voor optionele cookies en marketing-e-mails. Je kunt deze toestemming altijd intrekken.
Met wie delen we gegevens?
We schakelen verwerkers in voor onder meer hosting en opslag, e-mail- en WhatsApp-communicatie, bankkoppelingen en betaalverwerking. Met al deze partijen sluiten we een verwerkersovereenkomst. Daarnaast kunnen we gegevens delen met je eigen boekhouder of accountant wanneer je daarvoor een koppeling activeert. We verkopen je gegevens nooit aan derden. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte vindt alleen plaats met passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Hoe lang bewaren we ze?
Administratiegegevens worden gedurende de looptijd van je abonnement bewaard en, voor zover dat op jou rust, ten minste tot het einde van de wettelijke fiscale bewaartermijn van in beginsel zeven jaar. Accountgegevens worden tot maximaal zes maanden na beëindiging bewaard, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk is voorgeschreven. Loggegevens worden in beginsel binnen twaalf maanden verwijderd of geanonimiseerd.
Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar tegen de verwerking. Stuur een verzoek naar hallo@rybio.nl. We reageren binnen een maand. Ben je niet tevreden over de afhandeling, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag, strikte toegangscontrole binnen ons team en logging van toegang tot administraties. Bij een datalek met een risico voor betrokkenen melden we dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien vereist, bij de betrokkenen zelf.
Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of gewijzigde wetgeving. Inhoudelijke wijzigingen kondigen we vooraf aan via het portaal of per e-mail.